Виртуальный офис (от англ. virtual office) — термин для обозначения офисных услуг коллективного пользования, которые зачастую включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса, а также дополнительно предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности Интернета.^[1]

Происхождение

Спорным является факт, что компания Servcorp^[2] первым ввела отрасли и термины «виртуальный офис» и «обслуживаемый офис» в 1978 году, тем не менее, Крис Керн (англ. Chris Kern) утверждает, что создал неологизм «виртуальный офис» для статьи в журнале, опубликованном в 1983 году.^[3]

Понятие

Термин не является устоявшимся. Так, некоторые поставщики услуг виртуального офиса предоставляют дополнительные корпоративные или аутсорсинговые услуги, например, услуги корпоративного секретаря, бухгалтера или юриста. Компании, занимающиеся учреждением фирм за границей, также предлагают сопутствующую услугу по регистрации почтового адреса, телефона и факса.^[4]

Другие поставщики предлагают преимущественно ИТ-инфраструктуру для организации удалённой работы для распределённых офисных команд. В этом случае виртуальный офис может включать: защищённый канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг этих систем, сами ИТ-системы: документооборот, портал, CRM, ERP и другие.^[5],^[6]

Компании приобретают виртуальный офис, чтобы получить эффективный и недорогой инструмент для общения с клиентами в городе их проживания, создав имидж местной компании, либо чтобы улучшить свой имидж благодаря престижному адресу в центре Нью-Йорка, Лондона или Гонконга. Например, фирма может купить виртуальный номер с кодом 212 и почтовый адрес в Нью-Йорке с целью создать впечатление, что компания находится в Нью-Йорке, в то время как в действительности может находиться совершенно в другой стране.

Также в услугу «виртуальный офис» входит сервис, называемый «виртуальный номер». Это телефонный номер выбранной страны и города. Звонки, поступающие на этот номер, могут приходить на мобильный или стационарный телефон, SIP-устройство или скайп. Физически находясь в одной стране, можно пользоваться номером другой страны.

Существует услуга IP-АТС, позволяющая расширить возможности виртуального телефонного офиса. Это тот же виртуальный номер, но с дополнительными возможностями. IP-АТС, позволяет подключить IVR-конструктор и голосовую почту, задавать сложную переадресацию, отслеживать историю звонков, записывать разговоры. Кроме того, владелец IP-АТС может создать черный список номеров, а также перехватывать звонки.

Ещё одна составляющая виртуального офиса, которую предоставляют многие телекоммуникационные компании — услуга виртуальный факс.

Плюсы

• Кто ищет обычного секретаря, но за меньшую плату;
• Кто хочет проводить собрания в профессиональной среде;
• Кто запускает пилотный продукт или сервис;
• Кто открывает фирму;
• Кто сокращает штат офисного персонала;
• Кто переводит офисный персонал на удаленную работу;
• Кто расширяет фирму;
• Кто хочет заявить о своем присутствии в другой стране или городе;
• Кто ищет престижный почтовый адрес в дорогом районе в целях улучшения корпоративного имиджа;
• Кто ищет юридический адрес для регистрации юридического лица организации, чтобы соблюсти правительственные постановления;
• Кто ищет техническую поддержку или бизнес-услуги, например, копирование, печать, факс;
• Кто ищет ответственное лицо за сбор и классификацию почты и посылок;^[7]
• Кто создает бизнес в интернете, например интернет-магазин.

Недостатки

Хотя виртуальный офис выгоден в эксплуатации, но имеет свои недостатки:

• Множество компаний используют один и тот же адрес;
• Недостаток государственного регулирования и как следствие ненадежные провайдеры. Исключением является M.A.I.L Fair Trade Scheme);
• Благодаря лёгкому процессу регистрации среди пользователей множество мошенников; тем не менее, Формуляр почтовой службы 1583 (Postal Service Form 1583), регулирующий работу почтовых служб, содействует в борьбе с мошенничеством. Согласно вышеуказанному постановлению коммерческие почтовые службы считают противозаконным получать почту анонимно либо под вымышленным именем.^[8]

Примечания

1. ↑ Telecommuting and Virtual Offices: Issues and Opportunities, By Nancy J. Johnson, Page 80, ISBN 1878289799
2. Australian Business Directory
3. Chris Kern The Virtual Office // American Way. — 1983. — Vol. 16. — No. 9. — Page 189.
4. Strategy Partner
5. CorpTech.ru
6. Виртуальный офис Radico
7. ↑ China Business Guide 2005 By Graham Earnshaw, Michael Pennington, Page 164.
8. The Postal Service’s CMRA Regulations